추진위와 조합에서 개최하는 총회에 참석하고 의결권을 행사하는 방법은 도시정비법에서는 정관 등에 정하도록 돼 있으며, 이를 근간으로 추진위 운영규정과 표준정관에서는 토지등소유자 또는 조합원은 본인 또는 대리인이 총회에 참석해 발언하고 의결권을 행사할 수 있으며, 서면으로도 의결권을 행사할 수 있고, 이 경우 서면에 의한 의결권 행사는 출석으로 본다.

서면결의서의 필요성은 첫째, 원격지에 거주하는 토지등소유자나 조합원들의 의사를 존중하기 위한 것이며 둘째, 현대를 함께 살아가는 도시인들의 생업에 종사하는 바쁜 일정을 고려한 의사표현방식이다. 따라서 만일 서면결의서를 인정하지 않는다면 성원은 물론이거니와 의결을 하는 데에도 많은 애로가 있을 것임은 자명한 일일뿐 아니라 원격지에 거주하는 토지등소유자나 조합원의 의결권을 저해하는 요인이 될 수 있다.  따라서  총의를  구하는  총회에서 서면결의서는 필요하다.

서면결의서는 총회를 주최하는 추진위나 조합  사무국에서 주도해 서면결의서 양식을 작성하게 된다. 서면결의서에 특별한 양식이 있는 것은 아니다. 총회를 개최하고자 하는 추진위나 조합에서 토지등소유자 또는 조합원이 의사표현을 하기에 충분한 양식으로 작성하면 된다.

서면결의서 양식을 만들 때 ‘총회 안건에 모두 찬성함’이라든가 ‘당일 결의하고자 하는 안건에 관해 다수 득표하는 곳에 동의하는 것으로 결의함’등의 문구가 있다면 분쟁의 소지가 된다. 총회를 개최하는 것은 토지등소유자 또는 조합원 각자의 의견을 모두 모아 총의를 구하는 행위이기 때문에 토지등소유자 또는 조합원이 의사표현을 할 수 있는 방법이 원천적으로 봉쇄돼 있다면 그 서면결의서는 무효다.

현장에서는 1개 용지에 총회 안건을 모두 나열한 후 각 안건별 찬반의사표현을 하도록 하는 ‘1용지다안건’ 양식을 많이 사용한다. 그러나 총회를 준비하는 주최측에서는 다소 번거로울 수 있겠으나 이왕 서면결의서 양식을 만들 때는 ‘1안건1용지’ 양식으로 만들 것을 권유한다. 그 이유는,  총회를 마친 후 특정 안건에 대해 효력을 다투는 소송이 전개될 경우 해당 안건만을 서면결의서와 투표용지 등을 증거자료로 제출하면 충분할 것임에도 불구하고 ‘1용지다안건’을 서면결의서 양식으로 사용할 경우 모든 안건의 결의내용을 모두 공개해야 하는 부담이 있기 때문이다.

또 한 가지 주의해야 할 점은 서면결의서의 의사표시 방법이다. 다소 유별난 추진위 또는 조합에서는 총회를 개최하고자 할 때 서면결의서에 인감도장을 사용하고 인감증명서를 첨부하도록 하는 경우가 있다. 그러나 이런 방법은 바람직하지 않다. 총회에서 토지등소유자 또는 조합원이 의결권을 행사하는 방법은 자유롭고 쉬운 절차에 의해 실현될 수 있도록 하는 것이 바람직하다.

서면결의서를 제출한 후 철회 의사표현을 하는 토지등소유자 또는 조합원이 가끔 있다. 민법상 철회의 의사표시는 효력이 발생하기 전 동의한 것과 동일한 방법으로 철회 의사표시를 해야 한다. 즉, 총회 개최 전까지 철회의사표현을 해야 한다는 뜻이다. 만일 총회 개최 전일 철회 의사표시를 했다면 출석이나 의결권을 모두 취소한다는 의미이므로 성원에서는 당연히 제외된다. 문제는 총회 당일 총회 개최시각에 서면결의서 철회를 요청하는 경우이다. 원칙적으로 본인이 직접 총회 개최 전 현장에서 철회요청을 할 경우 철회를 받아들여야 하고, 현장에서 의결권을 행사할 수 있도록 조치를 취해야 한다. 서면결의서 양식에 ‘서면결의서 제출 후 철회불가’라고 표시했다고 해도 효력은 없다. 총회는 당사자인 토지등소유자 또는 조합원의 의결권을 행사하는 장으로써 그런 문구가 있다해도 본인이 직접 현장에 참석해 철회요청을 하고 의결권을 행사하고자 한다면 그 의견은 존중해야 한다.